Genial: keine Verträge mehr damit zu haben, welche Verträge man hat Vertragsmanagement mit otris contract Ohne ein belastbares Vertragsmanagement riskieren Unternehmen Kontrollverlust. Die zuständigen Mitarbeiter sollten jederzeit auf Daten und Dokumente zugreifen können, die Fristen, Strukturen, Verantwortlichkeiten, Chancen und Risiken aus bestehenden Verträgen nachvollziehbar machen. Viele Unternehmen, für die umfassende Transparenz in Vertragsangelegenheiten hohe Relevanz besitzt, setzen Spezialsoftware ein, um Klarheit zu schaffen. Die Vertragsmanagement-Software otris contract bewährt sich seit vielen Jahren im täglichen Einsatz und überzeugt Anwender – sowohl in KMU als auch in Großkonzernen – mit Funktionen, die die Steuerung und Kontrolle selbst komplexester Vertragsverwaltungen erlauben. Zentrale Ablage und dezentraler Zugriff otris contract fußt auf einer Client-Server-Architektur. Hierdurch ist sichergestellt, dass sämtliche Nutzer stets mit dem zentral abgelegten, aktuellen Datenbestand arbeiten. Ein weitere Vorteil: Die Software kann ortsunabhängig genutzt werden, da Anwender über ihren Web-Browser auf das System zugreifen. Differenziertes Rechtemanagement Unternehmensweites Vertragsmanagement ist nur dann sinnvoll, wenn der lesende und schreibende Zugriff beschränkt werden kann. otris contract erlaubt die Vergabe von Zugriffsrechten in Abhängigkeit von Vertragsarten, Ablagestrategien sowie der Funktion oder der Abteilung des jeweiligen Nutzers. Bei der Einrichtung können Organisationsstrukturen detailliert im System abgebildet und als Grundlage für das Rechtesystem genutzt werden. Veränderungen, die z.B. durch Mitarbeiterfluktuation oder Umstrukturierung notwendig werden, lassen sich mit wenigen Klicks umsetzen. Suche und OCR-Texterkennung otris contract beinhaltet umfassende Suchfunktionen, um unterschiedlichsten Suchstrategien gerecht zu werden. Über spezielle Formulare lassen sich Begriffe beliebig kombinieren und Ergebnisse exakt eingrenzen. Zusätzlich können sämtliche digitalisierten Dokumente mit otris contract OCR-indiziert werden. Dieses Verfahren verschlagwortet die Inhalte aller Dokumente, die dann vollständig in Suchanfragen einbezogen werden. Neben der besseren Auffindbarkeit bietet die OCR-Indizierung einen weiteren Vorteil: Anwendern hilft die Möglichkeit, nach Textstellen zu suchen, bei der Bearbeitung von digitalisierten Dokumenten Überwachung von Vertragslaufzeiten mit Eskalations-Workflow Viele Verträge sind zeitlich befristet. Ein auslaufender Vertrag kann ein Risiko darstellen aber auch eine Chance beinhalten. Risiken entstehen durch ungewollte automatische Verlängerungen oder ungewollte Beendigungen von Verträgen. Durch rechtzeitiges Agieren können hingegen Chancen genutzt werden: Kündigung, Neuverhandlung, Modifikation oder die rechtzeitige Suche nach einem neuen Vertragspartner sollten vor Ablauf der Kündigungsfrist erledigt sein. otris contract überwacht sämtliche Vertragslaufzeiten und informiert die Vertragsverantwortlichen rechtzeitig im System selbst sowie per E-Mail. Bei der Anlage eines Vertrags werden die Laufzeit sowie Verlängerungs- und Kündigungsoptionen erfasst. Per Mausklick entscheidet der Nutzer, ob das System dem Vertrag eine Frist mit vorab definierter Vorlaufzeit zuordnet. Reagiert ein Mitarbeiter nicht auf eine Fristenwarnung, stellt otris contract über einen hinterlegten Workflow sicher, dass die Warnung adäquat weitergeleitet wird. Wiedervorlagen und E-Mail-Erinnerungsfunktionen Eine Vielzahl an Verträgen muss nicht nur zum Fristende, sondern auch während der Laufzeit beobachtet werden. Durch veränderte Rahmenbedingungen können Vertragsinhalte, die bei Abschluss noch unbedenklich waren, riskant werden. Mit einer Wiedervorlage- und E-Mail-Erinnerungsfunktion wird in otris contract definiert, welche Verträge oder Vertragspartner einer wiederkehrenden Revision unterliegen sollen. Übersicht über alle Vertragskosten und -einnahmen Einfach zu bedienende Reporting-Funktionen erweitern otris contract um eine Business Intelligence Lösung. Individuelle Auswertungen und Berichte geben jederzeit einen Überblick über Vertragskosten und -einnahmen - bezogen auf einen definierten Zeitraum oder projiziert in die Zukunft. Sämtliche Daten und Finanzwerte aus dem Vertragsmanagement-System lassen sich nach Kundenwunsch beliebig gruppieren und verdichten – visualisiert als Tabelle oder ergänzend in unterschiedlichen Diagrammtypen. Die Berichte stehen in allen gängigen Ausgabeformaten zur Verfügung und können an ein Corporate Design angepasst werden. Vorlagen zur Vertragserstellung otris contract unterstützt Anwender während des gesamten Vertragslebenszyklus. Für selbsterstellte Verträge zählt hierzu auch der Einsatz von standardisierten Vorlagen. In otris contract können Word-Vertragsvorlagen frei entworfen und mit den in den Vertragsakten des Systems hinterlegten Daten kombiniert werden. Das erleichtert und beschleunigt nicht nur die Vertragserstellung, sondern erhöht auch die Qualität und Sicherheit: Die Vertragsvorlage verwendet den aktuellen Datenstand, der im System hinterlegt ist. Integration in die bestehende Organisation Eine wesentliche Voraussetzung für die Integration neuer Software in eine bestehende IT-Landschaft sind Schnittstellen zu den bereits eingesetzten Systemen. otris contract arbeitet mit standardisierten Schnittstellen, die eine reibungslose Anbindung an vorhandene CRM- und ERP-Software sicherstellt. Ebenso reibungslos funktioniert der Import von Daten aus Outlook und Office. Per Drag und Drop können E-Mails aus Outlook heraus den jeweiligen Vertragsakten zugeordnet werden. Einzelne Bestandteile einer Mail, wie Betreff, Inhalt oder Empfänger werden in Feldern abgelegt und sind somit über die Suchfunktion jederzeit komfortabel auffindbar. Sämtliche E-Mail-Anhänge werden der ausgewählten Vertragsakte als Dokumente hinzugefügt und revisionssicher archiviert. Revisionssicheres Archiv Digitale Vertragsverwaltung mit otris contract strukturiert Arbeitsabläufe, erhöht die Sicherheit und verbessert die Effizienz im Tagesgeschäft. Doch nicht nur im Tagesgeschäft, sondern auch auf lange Sicht und im Hinblick auf gesetzliche Bestimmungen ist der Einsatz sinnvoll: otris contract beinhaltet ein revisionssicheres Archiv. Durch die KPMG nach IDW PS 880 zertifiziert, erfüllt das otris contract Archiv „CHRONIK“ alle Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie das Bundesdatenschutzgesetz. Automatischer Import von Dokumenten Insbesondere bei umfangreichen Vertragswerken ist das Digitalisieren und Einpflegen in die Datenbank „per Hand“ zeitaufwändig. Verträge, Dokumente, E-Mails sowie Datenbankinhalte oder Dateien aus dem Filesystem können automatisch in beliebiger Regelmäßigkeit in otris contract importiert werden. Anpassungsfähigkeit und Customizing Mit der Entscheidung für eine Standardsoftware profitieren Unternehmen davon, eine bewährte und etablierte Lösung für das jeweilige Fachgebiet einzusetzen. Eine solche Lösung ist vielfach erprobt und die Hersteller verfügen über eine hohe Expertise auf ihrem Gebiet. Der Funktionsumfang von Standardsoftware spiegelt die Erfahrung aus vielen Projekten wider und deckt den Großteil aller Anforderungen auch für neue Kunden ab. Insbesondere Großunternehmen mit komplexen Verwaltungsstrukturen und Arbeitsabläufen haben jedoch häufig spezifische Anforderungen. otris contract lässt durch eine flexible Systemarchitektur vielfältige Anpassungen und individuelles Customizing zu. Die Experten der otris software AG besitzen langjährige Erfahrung darin, zusammen mit dem Kunden auszuarbeiten, welche Erweiterungen der Standardsoftware notwendig sind, um otris contract in allen Belangen den individuellen Anforderungen eines jeden Unternehmens an ein sicheres und effizientes Vertragsmanagement gerecht zu werden. otris software AG Königswall 21 D-44137 Dortmund Kontakt: +49 (231) 958069 50 contract@otris.de